§ 1. Navn:
Sammenslutningens navn er: Lokalhistoriske Arkiver og Samlinger i Sønderjylland til daglig forkortet LASS. Foreningen har hjemsted i Aabenraa.
§ 2. Formål:
Stk. 1. Sammenslutningens formål er:
- At fremme det lokalhistoriske arbejde gennem en styrkelse af de enkelte samlingers og arkivers indsats.
- At afholde møder, kurser, udstillinger m.v. med henblik på uddannelse af medarbejderne i de lokalhistoriske arkiver.
- At formidle kontakten og samarbejdet i Sønderjylland mellem de lokalhistoriske arkiver samt med andre grene af det lokalhistoriske arbejde (f.eks. Statens Arkiver, museer, historiske samfund, lokalhistoriske foreninger, biblioteker og deres organisationer m.m.)
- At udgive registraturer og håndbøger vedrørende Sønderjylland.
§ 3. Medlemmer:
Stk. 1. Sammenslutningen består af lokalhistoriske arkiver og arkivsamvirker inden for Sønderjylland og det danske mindretals arkivinstitutioner i Syd-Slesvig.
Stk. 2. Medlemmer af LASS skal være medlem af Sammenslutningen af Lokalarkiver(SLA).
Stk. 3. Ved arkiver forstås foreningsdrevne arkiver, selvejende institutioner eller kommunale arkivinstitutioner, der indsamler, registrerer og tilgængeliggør private arkivalier.
Stk. 4. Medlemsarkiverne og arkivsamvirkernes arkiver skal opfylder følgende krav til arkivdriften.
- At arkivet indsamler arkivalier m.v. i sit specifikke lokalområde. Det tilstræbes, at arkiver kun har sammenfaldende dækningsområder efter gensidig aftale mellem arkiverne.
- At det garanteres, at arkivets samlinger forbliver i offentligt eje.
- At brug af samlingerne sker under opsyn, således at gældende tilgænglighedsregler i arkivloven samt anden lovgivning overholdes.
- At der er offentlig adgang til arkivet mindst en gang om måneden og åbningstiden er gjort offentligheden bekendt.
- At arkivet sørger for en god arkivmæssig opbevaring samt en forsvarlig journalisering og registrering af materialet.
- At det af vedtægter eller arbejdsgrundlag klart fremgår, hvem der har ansvaret for arkivets drift.
- At arkivet årligt indberetter statistiske oplysninger.
- At arkivets leder skal have SLA ’s arkivlederuddannelse.
Stk. 5. Som ekstraordinære medlemmer kan optages Statens Arkiver samt andre arkiver og institutioner, der arbejder med sønderjysk lokalhistorie.
Stk. 6. Bestyrelsen godkender nye medlemmer på basis af tilsendte vedtægter.
§ 4. Generalforsamlingen:
Stk. 1. Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed.
Stk. 2. Generalforsamlingen afholdes i januar kvartal.
Stk. 3. Generalforsamlingen indkaldes ved skriftlig meddelelse til medlemmerne med mindst 3 ugers varsel.
Stk. 4. Forslag, der ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal være formanden i hænde senest 2 uger før generalforsamlingen.
Stk. 5. Hvert medlemsarkiv råder over 1 stemme på generalforsamlingen. Der kan kun stemmes ved fremmøde.
Stk. 6. Ekstraordinære medlemmer har ingen stemmeret på generalforsamlingen.
Stk. 7. Dagsordenen skal mindst indeholde følgende punkter:
- Valg af dirigent.
- Godkendelse af dagsordenen.
- Bestyrelsens beretning.
- Forelæggelse af revideret regnskab.
- Forelæggelse af budget.
- Fastsættelse af kontingent.
- Indkomne forslag.
- Valg.
- Konsulentens beretning (denne skal dog ikke godkendes af generalforsamlingen).
- Eventuelt.
Stk. 8. Såfremt et medlem begærer det, skal der foretages skriftlig afstemning.
Stk. 9. Ekstraordinær generalforsamling kan indkaldes af bestyrelsen. Ekstraordinær generalforsamling skal desuden indkaldes, såfremt medlemmer med mindst 1/5 af det ordinære antal stemmer begærer dette. Begæringen skal ledsages af en begrundet dagsorden. Bestyrelsen skal derefter afholde den ekstraordinære generalforsamling senest otte uger efter modtagelsen af begæringen.
§ 5. Bestyrelsen:
Stk. 1. Bestyrelsen består af 5 medlemmer.
Stk. 2. På generalforsamlingen vælges på skift hvert andet år hhv. 3 og 2 bestyrelsesmedlemmer.
På generalforsamlingen vælges hvert år:
2 suppleanter.
1 revisor.
1 revisorsuppleant.
Stk. 3. Valgbar er personer, der er tilknyttet et ordinært medlemsarkiv og fungerer som aktiv medarbejder, leder eller bestyrelsesmedlem.
Stk. 4. Opstillingsberettigede er kun personer, som deltager i generalforsamlingen eller som inden generalforsamlingen har indgivet en skriftlig tilkendegivelse om, at han/hun ønsker at stille op til bestyrelsen.
Stk. 5. Bestyrelsen konstituerer sig selv med formand, næstformand, sekretær og kasserer.
Stk. 6. Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden.
§ 6. Tegningsregler:
Stk. 1. Foreningen tegnes af formand, kasserer eller af to bestyrelsesmedlemmer i forening.
Stk. 2. Ved optagelse af lån eller lignende større økonomiske dispositioner kræves dog underskrift af samtlige bestyrelsesmedlemmer.
Stk. 3. Foreningen hæfter alene for gæld med sin formue.
§ 7. Udvalg:
Bestyrelsen kan nedsætte udvalg til at varetage behandling af bestemte sagsområder. Udvalgene nedsættes normalt for højest et kalenderår ad gangen. Udvalgenes arbejde fastsættes af bestyrelsen. Medlemmer til udvalgene kan hentes i og uden for medlemskredsen.
§ 8. Æresmedlemmer:
Bestyrelsen kan udpege særligt fortjenstfulde personer inden for det lokalhistoriske arbejde i LASS-regi til æresmedlem af LASS.
§ 9. Vedtægtsændringer:
Ændringer i vedtægterne kan vedtages på generalforsamlingen ved almindelig stemmeflertal, når medlemmer med halvdelen af stemmetallet er repræsenteret, eller når medlemmer med 2/3 af stemmetallet på generalforsamlingen stemmer herfor.
§ 10. Opløsning:
Stk. 1. Sammenslutningen kan opløses ved vedtagelse på to på hinanden følgende generalforsamlinger med mindst fire og højst otte ugers mellemrum.
Stk. 2. På den første af disse kræves, at fremmødte medlemmer med mindst 2/3 af generalforsamlingens stemmetal stemmer herfor. På den anden kræves et flertal af stemmerne.
Stk. 3. Ved opløsning træffer generalforsamlingen beslutning om anbringelsen af foreningens formue efter bestyrelsens indstilling.
Stk. 4. Foreningens arkiv anbringes på Landsarkivet for Sønderjylland.
Vedtaget på LASS ordinære generalforsamlingen Aabenraa, 29. marts 2008.